Form

0381/49761-0

Thema

GoBD: Unzulässiger Einsatz von MS-Office ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen

05.03.2018

GoBD: Unzulässiger Einsatz von MS-Office ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen

 Die Finanzverwaltung darf im Rahmen ihrer Prüfung auf alle Vor- und Nebensysteme (sowie auch auf freiwillig geführte Aufzeichnungen) zugreifen. Sofern die Aufzeichnungen der Vor- und Nebensysteme für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sie die

gleichen Anforderungen an die revisionssichere Speicherung erfüllen. „Die Liste der möglichen Vor- und Nebensysteme ist lang und der Phantasie (des Betriebsprüfers) sind hier kaum Grenzen gesetzt.“¹ Dies gilt bspw. für die Speicherung von Reisekostenabrechnungen, Berechnungen zur Bewertung von Wirtschaftsgütern oder Rückstellungen, E-mailverkehr (der besteuerungsrelevante Sachverhalte betrifft), Stundenzettel, Angebote im Vergleich zur tatsächlichen Rechnungsstellung sowie u.U. auch für Auftragskalkulationen² sowie auch für Waagen mit Speicherfunktion.³ Hier ergibt sich praktisch das Problem, dass viele MS-Office Programme als Vorsystem gelten könnten, jedoch eine revisionssichere Speicherung nicht möglich ist. Daher muss der Steuerpflichtige eigenständig für deren unveränderbare und nicht- löschbare Speicherung Sorge tragen. Hier wird die Anschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems, die Nutzung anderer Sicherungsmaßnahmen (bspw. die Nutzung von Datev Unternehmen online) oder die Nutzung revisionssicherer Branchensoftware unausweichlich sein. Dasselbe gilt für die Speicherung von originär elektronischen Rechnungen und anderen Belegen (bspw. elektronischen Kontoauszügen): Der bloße Ausdruck einer elektronischen Rechnung reicht nicht aus. Ebenso ist eine Speicherung in herkömmlichen Mailprogrammen (z.B. Outlook) ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen nicht ausreichend, da diese den Anforderungen an die Revisionssicherheit nicht genügen. Dass der Absender (bspw. die Bank) die Dokumente revisionssicher speichert, hilft hier nicht.

¹ Herold/ Volkenborn: Die sieben wichtigsten Regeln zur Umsetzung der GoBD in der Praxis, NWB 13/2017.

² Vgl. Herold/ Volkenborn: Die sieben wichtigsten Regeln zur Umsetzung der GoBD in der Praxis, NWB 13/2017.

³ Vgl. Hülshoff/ Wied: Einzelaufzeichnungspflicht bei Bargeschäften, NWB 28/2017.

 

 

Zitat des Tages

"Es ist besser, dem Geld nicht hinterherzulaufen sondern entgegenzugehen"

Autor: Graf Fito
bg8

Aktuelles aus der Kanzlei

  • Begrenzung der Steuerermäßigung wegen Gewerbesteueranrechnung ist betriebsbezogen

    Sind im zu versteuernden Einkommen gewerbliche Einkünfte enthalten, ermäßigt sich die Einkommensteuer, soweit sie anteilig auf die enthaltenen gewerblichen Einkünfte entfällt.

  • Umsatzsteuerbefreiung von Heilbehandlungen: Leistungen eines Arztes aus dem Betrieb einer Privatklinik

    Heilbehandlungen, die im Bereich der Humanmedizin von einem Arzt durchgeführt werden, sind von der Umsatzsteuer befreit.

  • Garantiezusage als einheitliche untrennbare Leistung beim Gebrauchtwagenkauf

    Ein Autohändler bot seinen Kunden eine erweiterte Gebrauchtwagengarantie gegen Aufpreis an.

  • Differenzbesteuerung auch beim „Ausschlachten“ von Fahrzeugen

    Ein Schrotthändler kaufte von Privatpersonen alte Fahrzeuge an. Aus diesen baute er Teile aus, die noch funktionsfähig waren.

  • Bemessungsgrundlage der Grunderwerbsteuer beim Erwerb eines Grundstücks zur Errichtung einer Windkraftanlage

    Beim Erwerb eines Grundstücks zur Errichtung einer Windkraftanlage gehört eine auf die benachbarten Grundstücke entfallende Entschädigungszahlung

  • Aufstockung einer Beteiligung an einer grundbesitzenden Personengesellschaft als steuerbarer Erwerbsvorgang

    Innerhalb von fünf Jahren verkaufte der Kommanditist einer grundbesitzenden Personengesellschaft (KG) in mehreren Schritten...

  • Grunderwerbsteuer kann bei nachträglich abgeschlossenem Bauerrichtungsvertrag nacherhoben werden

    Beim Kauf eines unbebauten Grundstücks wird die Grunderwerbsteuer grundsätzlich vom Kaufpreis des Grundstücks festgesetzt.

  • Änderungen des Mutterschutzgesetzes zum 1. Januar 2018

    Zum 1.Januar 2018 greifen wesentliche Änderungen des Mutterschutzgesetzes

  • Keine Haftungsinanspruchnahme des ehemaligen Geschäftsführers einer GmbH bei unzureichender Sachverhaltsaufklärung durch das Finanzamt

    Der Geschäftsführer einer GmbH hat deren steuerliche Pflichten zu erfüllen

  • Anforderung an die Satzung einer gemeinnützigen Körperschaft

    Die in der Satzung einer gemeinnützigen Körperschaft bestimmten Satzungszwecke und die Art ihrer Verwirklichung müssen genau bezeichnet sein.