GoBD: Unzulässiger Einsatz von MS-Office ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen

 Die Finanzverwaltung darf im Rahmen ihrer Prüfung auf alle Vor- und Nebensysteme (sowie auch auf freiwillig geführte Aufzeichnungen) zugreifen. Sofern die Aufzeichnungen der Vor- und Nebensysteme für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sie die

gleichen Anforderungen an die revisionssichere Speicherung erfüllen. „Die Liste der möglichen Vor- und Nebensysteme ist lang und der Phantasie (des Betriebsprüfers) sind hier kaum Grenzen gesetzt.“¹ Dies gilt bspw. für die Speicherung von Reisekostenabrechnungen, Berechnungen zur Bewertung von Wirtschaftsgütern oder Rückstellungen, E-mailverkehr (der besteuerungsrelevante Sachverhalte betrifft), Stundenzettel, Angebote im Vergleich zur tatsächlichen Rechnungsstellung sowie u.U. auch für Auftragskalkulationen² sowie auch für Waagen mit Speicherfunktion.³ Hier ergibt sich praktisch das Problem, dass viele MS-Office Programme als Vorsystem gelten könnten, jedoch eine revisionssichere Speicherung nicht möglich ist. Daher muss der Steuerpflichtige eigenständig für deren unveränderbare und nicht- löschbare Speicherung Sorge tragen. Hier wird die Anschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems, die Nutzung anderer Sicherungsmaßnahmen (bspw. die Nutzung von Datev Unternehmen online) oder die Nutzung revisionssicherer Branchensoftware unausweichlich sein. Dasselbe gilt für die Speicherung von originär elektronischen Rechnungen und anderen Belegen (bspw. elektronischen Kontoauszügen): Der bloße Ausdruck einer elektronischen Rechnung reicht nicht aus. Ebenso ist eine Speicherung in herkömmlichen Mailprogrammen (z.B. Outlook) ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen nicht ausreichend, da diese den Anforderungen an die Revisionssicherheit nicht genügen. Dass der Absender (bspw. die Bank) die Dokumente revisionssicher speichert, hilft hier nicht.