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Thema

Offene Ladenkassen

Offene Ladenkassen sind Kassen, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt werden. Naturgemäß werden in Ermangelung der technischen Möglichkeiten keine digitalen Einzeldatenspeicherungen vorgenommen, sondern die Tageseinnahme retrograd rechnerisch ermittelt. Diese technische Einschränkung entbindet jedoch nicht grundsätzlich von der zuvor bereits angesprochenen Einzelaufzeichnungspflicht. Für offene Ladenkassen ist es von besonderer Bedeutung, den Bargeldendbestand täglich zu ermitteln und festzuhalten. Vom ausgezählten (und ggf. im Zählprotokoll festgehaltenen) Tagesendbestand sind alle belegmäßig (!) festgehaltenen Kassenausgaben sowie Privatentnahmen/-einlagen abzuziehen und um den Kassenanfangsbestand (d.h. den Tagesendbestand des Vortags) zu mindern. So werden retrograd die Tageseinnahmen des aktuellen Geschäftstags ermittelt. In Anhang 3 ist beispielhaft ein Berechnungsschema für einen Kassenbericht angegeben. Der so erstellte Kassenbericht ist täglich anzufertigen und unveränderbar festzuhalten.

Offene Ladenkassen dürfen auch nach der Reform für elektronische Registrierkassen (ab dem 01.01.2017) noch eingesetzt werden. Eine Rückkehr zu diesem System dürfte sich aufgrund der unzureichenden Kontrolle der eingesetzten Mitarbeiter jedoch in den überwiegenden Fällen verbieten.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen und Aufzeichnungen für offene Ladenkassen:

  • Alle Belege zu sonstigen Änderungen des Bargeldbestands (bspw. Belege zu Geschäftsausgaben, Eigenbelege zu Privatentnahmen/ -einlagen, Belege zu Geldtransfers, Quittungen über Einnahmen, Rechnungen, die bar vereinnahmt wurden)
  • Tägliche Zählprotokolle (empfohlen; siehe Anhang 1)
  • Täglicher Kassenbericht
  • Eintragung in das Kassenbuch

Schritte der Kassenführung beim Einsatz von offenen Ladenkassen:

  1. Ggf. Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle
  2. Tägliches Auszählen des Geldbestands (siehe Zählprotokoll Anhang 1)
  3. Tägliche Erstellung des Kassenberichts (siehe Anhang 3):
    • Laufende Erfassung (nicht nur am Monatsende) aller sonstigen Änderungen des Bargeldbestands (bspw. Geschäftsausgaben, Privatentnahmen/ -einlagen, Geldtransfers)
    • Retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen
  4. Tägliche Übernahme der ermittelten Tageseinnahmen in das Kassenbuch
  5. Tägliche Erfassung aller sonstigen Änderungen des Bargeldbestands (bspw. Geschäftsausgaben, Privatentnahmen/ -einlagen, Geldtransfers) im Kassenbuch
  6. Zeitnahe Buchung bzw. Übergabe der Kassenbuchdaten zur Buchung an das Steuerbüro
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