Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die anlässlich einer Dienstreise entstandenen Fahrtkosten, sind die Erstattungen grundsätzlich steuerfrei, soweit die Fahrtkostenaufwendungen beim Arbeitnehmer als Werbungskosten abzugsfähig wären. Nutzt der Arbeitnehmer bei der Dienstreise ein eigenes Fahrzeug, darf der Arbeitgeber deshalb nur 0,30 € je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstatten.
Um die Steuerfreiheit der ausgezahlten Beträge überprüfen zu können, verlangt das Finanzgericht des Saarlandes vom Arbeitgeber zeitnah erstellte Unterlagen, die zum Lohnkonto aufzubewahren sind. Aus den Unterlagen muss die konkrete Dienstreise erkennbar sein. Ebenfalls die Höhe der dem Arbeitnehmer erstatteten Aufwendungen. Wurden außer Fahrtkosten noch Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und sonstige Nebenkosten erstattet, ist eine Einzelaufstellung erforderlich.
Eine übereinstimmende Erklärung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass nur Aufwendungen unterhalb der gesetzlich zulässigen Pauschbeträge erstattet wurden, reicht dem Gericht als Nachweis nicht aus. Nicht ausreichend ist ferner die Schätzung des Anteils des steuerfrei an den Arbeitnehmer ausgezahlten Betrags. Selbst dann nicht, wenn dem Arbeitnehmer unstreitig Reisekostenaufwendungen entstanden sind und die Zuschüsse zweifelsfrei unterhalb der zulässigen Pauschalen liegen.
Hinweis: Die Entscheidung des Finanzgerichts ist nur zu der Erstattung von Reisekosten an Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Diensts ergangen.