Elektronische Registrierkassen sind computergestützte Kassensysteme, die mit einer herstellereigenen Software in eine Hardware eingebettet sind (embedded Systems). Gleichwohl basieren Registrierkassen auf keinem handelsüblichen PC-Betriebssystem.

Bei elektronischen Registrierkassen sind umfassende Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten der mitgeltenden Unterlagen zu beachten. Für elektronische Registrierkassen sind eine Reihe von Aufzeichnungen und Unterlagen aufbewahrungspflichtig und ggf. bei einer Betriebsprüfung vorzulegen. Eine Umfassende Checkliste mit den zu erfassenden Daten für elektronische Kassen befindet sich in Anhang 2; dazu zählen bspw. unter anderem:

• Protokolle der Kasseneinsatzorte
• Arbeits- und Organisationsanweisungen (z.B. Bedienungsanleitungen)
• Journaldaten
• Auswertungsdaten (Tagesendsummenbons – sog. „Z-Bons“)
• Kassenstammdaten
• Kassenprogrammierdaten (insbes. Grund- und Umprogrammierungen)

Zur Protokollierung der Einsatzorte der Kasse zählt insbesondere die Aufzeichnung des festes Einsatzorts sowie auch Aufzeichnungen zu wechselnden Aufstellorten: Wird bspw. eine Kasse mobil auf unterschiedlichen Märkten in der Woche aufgestellt, so sind die jeweiligen Tage und Märkte ebenfalls zu protokollieren.

Den Z-Bons kam bisher bei Registrierkassen eine besondere Bedeutung zu: Die Z Abfrage zeigt dem Betriebsinhaber und dem Betriebsprüfer die Tagesumsätze (Z1) bzw. die Periodenumsätze (Z2) an. Dazu ist der Z-Bon täglich, i.d.R. abends nach Ladenschluss, zu sichern und auszudrucken; für frühere Ausdrucke ist zu dokumentieren, warum der Ausdruck vor dem Ladenschluss erfolgte. Durch organisatorische Maßnahmen oder programmierte Kontrollen ist insbesondere die Vollständigkeit der Z Bons zu gewährleisten.

Z-Bons haben folgende Bestandteile verpflichtend zu enthalten (Mussbestandteile):

• Name und Anschrift des Betriebs
• Fortlaufende und vollständige Nummerierung (auch „Leerbons“ sind aufzubewahren, um gegenüber dem Finanzamt die Vollständigkeit der Z-Bons beweisen zu können!)
• Datum und Uhrzeit der Erstellung/des Abrufs
• Sämtliche Stornobuchungen
• Retouren und Warenrücknahmen
• Tagesumsatz (getrennt nach Steuersätzen)
• Auflistung der Zahlungswege (Bar, Ec-, Kreditkarte, Scheck)
• Sofern vorhanden, Umsätze des Trainingsspeichers
• Erfassung aller sonstigen Geldbewegungen (Kassenentnahmen, -einlagen, sonstige Geldtransfers)

Durch die Z-Bons ist ein Soll/Ist-Abgleich der elektronisch erfassten Umsätze mit dem tatsächlich ausgezählten Kassen-Barbestand möglich. Am Ende des Tages müssen Differenzen nacherfasst werden; im Folgenden ist beispielhaft die Nacherfassung der Umsätze aufgezeigt:

Bsp. 1:

Bsp. 2:

In Bsp. 1 übersteigt der gezählte Kassenbestand die elektronische Erfassung (Z-Bon) um 4,50 €. Dieser Betrag ist als zusätzliche Betriebseinnahme (unter Beachtung des jeweiligen USt-Satzes) nachzuerfassen. In Bsp. 2 liegt der gezählte Kassenbestand 0,50 € unter der elektronischen Erfassung. Der Differenzbetrag von 0,50 € ist als negativer Umsatz (unter Beachtung des jeweiligen USt-Satzes) nachzuerfassen.

Ab 01.01.2017 müssen Registrierkassen neuen Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit genügen. Die im Gerät erstellten Daten (insbesondere die Journaldaten und Programmierdaten) müssen in elektronischer Form unverändert, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar gespeichert werden. Dies beinhaltet auch, dass die Kassendaten nicht über eine Cloud-Lösung an einem unbekannten Ort gespeichert werden. Eine Speicherung der Kassendaten im Ausland muss vermieden werden.
Ein Großteil der Unterlagen war auch vor der Neuregelung aufbewahrungspflichtig. Neu sind insbesondere die Notwendigkeit der vollständigen elektronischen Speicherung und die Forderung zur vollständigen Aufzeichnung der Journaldaten. Im Konkreten ist sicherzustellen, dass Einzelaufzeichnungen von der Kasse aufgezeichnet und für 10 Jahre abgespeichert werden. Eine Verdichtung der Daten bzw. Löschung der Zwischenspeicher ist mit der Neuregelung unzulässig. Mit dem Fokus auf die Belegkraft der Einzeldaten verlieren naturgemäß die zuvor hochwichtigen Z-Bons ihre zentrale Beweiskraft. Die Z-Bons werden nichts desto trotz weiterhin zur Eintragung der Tageseinnahmen (getrennt nach Steuersätzen) in das Kassenbuch benötigt und bleiben damit von besonderer Bedeutung.
Der Finanzverwaltung muss ab 01.01.2017 die Möglichkeit eines elektronischen Datenexports der elektronisch gesicherten Daten (in einem IDEA-tauglichen Format) durch Schnittstellen oder durch externe Datenträger eingeräumt werden. Der bloße Ausdruck von Z-Bons oder Journaldaten ist dann nicht mehr zulässig.

Nehmen Sie bei Unsicherheit Kontakt zu Ihrem Kassenaufsteller auf. Sollte Ihr Kassensystem nicht nachgerüstet werden können, ist die Neuanschaffung eines konformen Kassensystems leider unumgänglich.

Zum Schutz vor programmierten Manipulationen (sog. Zapper-Software) sind zudem künftig weitere Schutzmaßnahmen zu implementieren. Mit Inkrafttreten des „Entwurf[s] eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ bestimmt die Finanzverwaltung, dass ab 01.01.2020 die elektronischen Kassenaufzeichnungen durch vom BSI zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen zu schützen sind. Derzeit stellt INSIKA (INtegrierte SIcherheitslösung für messwertverarbeitende KAssensysteme) die populärste dieser technischen Umsetzungen dar und hat damit das Potential zur Standardumsetzung heranzureifen: Hierbei werden u.a. Ursprungsaufzeichnungen vor Veränderung gesichert und nicht-unterdrückbare Signaturen verwendet. Bei Kassenneuanschaffungen sollten Sie daher auf Möglichkeit der Nachrüstbarkeit für die INSIKA-Technologie achten. Für Registrierkassen, die den sonstigen elektronischen Aufzeichnungspflichten des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 genügen, die jedoch nicht auf die neue technische Sicherheitstechnologie umrüstbar sind, wird eine Übergangsnutzung längstens bis zum 31.12.2022 gewährt.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen und Aufzeichnungen für elektronische Kassen:

• Alle Angaben und Unterlagen aus der Checkliste in Anhang 2 (insbes. Protokollierung der Einsatzorte der Kasse; Aufheben der Bedienungsanleitung, der Grundprogrammierung und aller Umprogrammierungen)
• Alle Belege zu sonstigen Änderungen des Bargeldbestands (bspw. Belege zu Geschäftsausgaben, Eigenbelege zu Privatentnahmen/ -einlagen, Belege zu Geldtransfers)
• Elektronische Speicherung der gesamten Journaldaten
• Elektronische Speicherung und Ausdruck (empfohlen) der Z-Bons
• Tägliche Zählprotokolle (empfohlen; siehe Anhang 1)
• Eintragung in das Kassenbuch

Schritte der Kassenführung beim Einsatz von elektronischen Kassen:

1. Erfassung aller Kassenbewegungen mittels des elektronischen Kassensystems (d.h. aller Tageseinnahmen sowie aller sonstigen Änderungen des Bargeldbestands wie bspw. Geschäftsausgaben, Privatentnahmen/ -einlagen, Geldtransfers)
2. Ggf. Ergänzung der grundsätzlichen, elektronischen Einzelaufzeichnungen um zusätzliche Angaben (Name, Anschrift, Anzahl, Preis, Datum etc.)
3. Tägliches Auszählen des Geldbestands (siehe Zählprotokoll Anhang 1)
4. Soll/Ist-Abgleich der Z-Bons mit dem ausgezählten Geldbestand inkl. Nacherfassung der Umsatz-Differenzen (siehe Bsp. 1 und Bsp. 2 unter Abschnitt 2.2)
5. Tägliche Übernahme der ermittelten Tageseinnahmen in das Kassenbuch
6. Tägliche Erfassung aller sonstigen Änderungen des Bargeldbestands (bspw. Geschäftsausgaben, Privatentnahmen/ -einlagen, Geldtransfers) im Kassenbuch
7. Zeitnahe Buchung bzw. Übergabe der Kassenbuchdaten zur Buchung an das Steuerbüro