Prüfen Sie Ihre Kasse auf die zentralen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenführung i.S.d. Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, täglichen Aufzeichnungspflicht, jederzeitigen Kassensturzfähigkeit, Unveränderbarkeit der Kassenaufzeichnungen.

Beachten Sie für alle Kassensysteme die in diesem Schreiben umfänglich erläuterten Aufzeichnungspflichten sowohl für elektronische Registrierkassen als auch für PC-Kassen sowie für offene Ladenkassen. Überprüfen Sie für Ihr jeweiliges Kassensystem, ob die in diesem Schreiben dargestellten Arbeitsschritte vollumfänglich und ordnungsgemäß ausgeführt werden.

Sollten Sie Anwender einer elektronischen Registrierkasse oder PC-Kasse sein, beachten Sie insbesondere die ab 01.01.2017 geltenden neuen Anforderungen an die elektronische Speicherung der Journaldaten und deren erforderliche Export-Möglichkeit durch die Finanzverwaltung im IDEA-tauglichen Format. Sollte ihr Kassensystem nicht den neuen erforderlichen Standards entsprechen – und eine Umrüstung technisch nicht möglich sein – ist die Neuanschaffung einer konformen Kasse leider unumgänglich. Offene Ladenkassen bleiben von dieser Neuregelung unberührt und können weiterhin eingesetzt werden.

Abschließend möchten wir Sie bitten, vor allem die folgenden 11-Punkte bei der Überprüfung Ihrer Kassensysteme zu berücksichtigen.

11-Punkte Prüfplan zur sicheren Kassenführung

1. Erfassen Sie alle Einnahmen (Vollständigkeit)
2. Achten Sie darauf, dass die Nummerierung der Z-Bons fortlaufend ist.
3. Bewahren Sie Testausdrucke, die Z-Nummern enthalten, auf.
4. Weisen Sie Ihre Stornierungen der Z-Bons aus.
5. Heben sie die Bedienungsanleitungen zu den Kassen auf.
6. Dokumentieren Sie alle Programmeingriffe in die Kasse; dazu gehören Preisänderungen, Einrichtungen von Bedienern, Warengruppen etc.
7. Kontrollieren Sie, ob Datum und Uhrzeit Ihrer Kasse übereinstimmen.
8. Zählen Sie Ihre Kasse nach Geschäftsschluss aus. Bewahren Sie das tägliche Zählprotokoll auf.
9. Scheuen Sie sich nicht, einen Fehlbestand auszuweisen. Aufgrund von fehlerhaft herausgegebenem Wechselgeld ist es normal, wenn der Kassen-Ist-Bestand nicht immer mit dem Kassen-Soll übereinstimmt.
10. Sofern Ihre Mitarbeiter oder Sie selbst bei der Kassenführung unsicher sein sollten, lassen Sie sich von uns beraten.
11. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kasse jederzeit kassensturzfähig ist. Erstellen Sie keine Kassenabrechnungen erst Tage später.